<お客様の個人情報保護に関する基本方針>
当事務所では、業務受託しているお客様の個人情報の保護がもっとも重要な責務の一つであると認識し、お客様の個人情報に関して次のとおり取り扱います。
(1) 法令等の順守
当事務所では、個人情報保護法、社会保険労務士法および機密保持の基準に従い、お客様に関する情報を管理し、そのプラシバシーを守ります
(2) 適正な取得・利用
お客様に関する情報の取得と利用は、労働・社会保険諸法令に基づく当事務所の業務遂行に必要最小限の範囲内とし、業務遂行上必要とする場合以外は事務所外に持ち出さず、また口外しません。
(3) 職員の教育・監督
当事務所職員に対して、お客様に関する情報を適切に取り扱うための教育を行い、当事務所が権限を与えた職員だけがその情報にアクセスします。
当事務所の個人情報保護基準に違反した職員は、所定の手続きにより厳正に処分します。
(4) 開示
お客様に関する情報は、お客様の指示がある場合、または労働・社会保険諸法令その他法令に基づき必要とされる場合以外、他に開示しません。
また、従業員の皆様からの開示要請に関しては、事業主様または事業主様が指定されたご担当者様を経由してお申し出を受け付けます。
(5) 再委託
当事務所が受託した業務は、お客様の事前同意なしに外部の組織・個人に再委託しません。
再委託する場合は、事業主様の事前同意を得るとともに、再委託先に対し、当事務所の個人情報保護基準に従うこと、および必要に応じて基準順守状況確認のため当事務所が業務監査することを求めます。
(6) 第三者への提供
当事務所は、お客様の事前同意を得て再委託する場合を除き、外部の組織・個人との間でお客様に関する情報を共有せず、また第三者に提供しません。
(7) 個人情報の加工
当事務所は、お客様に関する情報をお客様の許可なしに加工、変更しません。
(8) 廃棄処分
当事務所は、お預かりする個人情報の法定保持期間を経過し廃棄するときは、シュレッダー処理するか、専門の機密保護契約を結んだ外部業者に委託して行います。
(9) ウェブ、メール上の管理
当事務所のインターネット環境は、ウィルス対策ソフトを使用し、ウェブ上の不正アクセス等から、お客様に関する情報を守ります。
(10) 連絡窓口の専任
お客様との連絡等は、事業主様または事業主様が指定されたご担当者様を通じて行います。
<特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針>
河原社会保険労務士事務所は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業員等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について、当事務所として取り組む基本方針を、以下の通り定めます。
(1) 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について
当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等(事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等)の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。
(2) 安全管理措置について
当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。
(3) 関係法令・ガイドライン等の遵守について
当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。
(4) 特定個人情報等に関する問合せ窓口
本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。
本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。
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制定日;平成27年12月29日
河原社会保険労務士事務所
河原給与計算センター合同会社
代表社員・特定社会保険労務士 河原正
当事務所特定個人情報お問い合わせ窓口
特定個人情報管理責任者 河原正
電話;03-5812-7427 10:00〜16:00
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